Vamos al aire
muy buenas tardes tengan todos ustedes
les saluda marcela mendoza el nombre de
la cámara de comercio- barranquilla
reciben todos una cordial bienvenida a
ese espacio virtual que hemos propiciado
pensando en el bienestar de todos
nuestros empresarios y conscientes de la
importancia de acoger las medidas que se
requieren para cuidar de todos ustedes
que son nuestra razón de ser y desde la
cámara de comercio de barranquilla
queremos seguir nos acompañando en la
reactivación de sus negocios a través de
nuestro plan de atractiva con soluciones
financieras de conocimiento e
información que han sido desarrolladas
pensando en sus necesidades
recuerde que todos sus trámites
registrales pueden hacerlo desde la
comodidad de sus oficinas pueden
ingresar a nuestra página web www puntos
cámara baja
punto cero pueden hacer su renovación de
forma virtual la aplicación de todos los
documentos en línea una vez ustedes
radiquen los documentos
uno de nuestros asesores a vuelta de
correo estará dándole respuesta ya sea
para pagar el trámite o para darle
alguna observación de sus documentos
también puede pedir certificados en
línea o agregar esos contactos de
whatsapp a nuestra asistente virtual
gabi para poderse pedir certificados
virtuales también
y queremos que conozcan que esto en
nuestras sociedades bic
las sociedades comerciales o de
beneficio e interés colectivo o
sociedades byc son aquellas empresas
colombianas configuradas como sociedades
de naturaleza comercial que
voluntariamente se proponen a combinar
las ventajas en su actividad comercial y
económica con acciones concretas para
propender por el bienestar de sus
trabajadores aportar a la equidad social
del país y contribuir con la protección
del medio ambiente
una sociedad que decide convertirse en
vic crea o redefine su modelo de negocio
con un propósito triple el valor
económico social y ambiental si necesita
más información cómo adquirir la
condición de sociedades people for
compacta la ciudad maria carolina martín
leyes en la cámara de comercio de
barranquilla
queremos invitarlos que sigan conectados
en todas nuestras capacitaciones y
talleres virtuales donde encontrarán
herramientas para su reactivación toda
la programación la pueden encontrar en
nuestra página web
y el tema que hoy nos convoca son las
asambleas y reuniones no presenciales
como llevarlas a cabo de una forma
exitosa y nos estarán acompañando los
doctores marc es polo quien es abogada
coordinadora de servicios registrales
especialista en derecho comercial en la
cámara de comercio de barranquilla y el
doctor alberto ramos tienes también es
abogado especialista en derecho
comercial y también trabaja con nosotros
en la cámara de comercio barranquilla
ustedes tienen preguntas con inquietudes
pueden inscribir las en el buzón de
preguntas y respuestas al finalizar la
presentación estaremos dando respuesta a
todas las inquietudes que se generen de
este espacio esta capacitación está
siendo grabada y la compartiremos en
nuestra página web
normalmente reciban todos una cordial
bienvenida a este espacio virtual y
quiero dejarlos con la doctora vilma
espolón adelante doctora bienvenida
gracias a marsé buenas tardes a todos de
verdad que para la cámara de comercio de
barranquilla es un placer contar con la
presencia de manera virtual cada uno de
nuestros usuarios que se han adherido a
esta capacitación que vamos a brindar en
el día de hoy por su asistencia
muchísimas gracias tal como lo dijo
marcela vamos a hacer nuestra
presentación y ustedes pueden ir
haciendo la anotación de las preguntas o
inquietudes que tengan al final de la
reunión de la capacitación vamos a tener
ese espacio para responder esas
preguntas e inquietudes que ustedes
tengan entonces muchísimas gracias y
bienvenidos el tema que hoy quisimos
traerles a ustedes nuestros usuarios es
cómo realizar reuniones exitosas
y teniendo en cuenta la situación
mundial que vivimos producto de la
pandemia queremos hacer énfasis en estas
reuniones no presenciales trayéndoles
algunos y algunas definiciones que se
deben tener en cuenta para que estas
reuniones las podamos hacer con todo el
éxito del caso entonces como estamos
hablando de entidades que hacen
reuniones vamos a mirar las normas los
fundamentos legales que tenemos para que
se puedan hacer todas estas reuniones
en el artículo 98 del código de comercio
nos define que es el contrato de
sociedad
y allí nos dicen en donde dos o más
personas se obligan a ser un aporte en
dinero o en especie o en trabajo
y repartirse las utilidades obtenidas en
esa empresa o actividad social si bien
es cierto en el mencionado artículo sólo
habla de las utilidades es bueno también
hacer mención que en el evento en que
estas sociedades lo que generen pérdidas
entonces las pérdidas también tendrán
que repartirse en proporción a los
aportes que se tengan estas sociedades
una vez son constituidas forman una
persona jurídica distinta de los socios
individualmente considerados aquí
tenemos que tener en cuenta que muchas
veces las personas por el decir que son
los socios mayoritarios pudiera
entenderse que son como dueños entonces
asimilan que pedro pérez por ejemplo es
lo mismo que decir pedro pérez limitada
son dos personas diferentes pedro pérez
como persona natural y pedro pérez
limitada la sociedad jurídica
tinta aunque pedro sea el accionista
mayoritario o pedro sea el único socio
son dos entes diferentes y esto lo
tenemos que aprender a distinguir porque
suele pasar muchas de las veces en que
se tiene esa idea invencible de que se
está frente a la misma persona y esto no
es hacer jurídicamente hablando son dos
figuras diferentes
entonces teniendo en cuenta
que ya se crea el contrato social que ya
hay esa unión de de dos o más personas
para crear empresas para crear entidades
sin ánimo de lucro y demás esas personas
tienen que reunirse tienen que estar
ideas tienen que realizar labores que la
misma ley les obliga a que lo hagan como
presentar sus balances sus informes y
todas las demás cosas y entonces esto
ellos lo hacen a través de las reuniones
de las reuniones entonces ahorita
estamos mirando qué
las reuniones están cogiendo un gran
auge las reuniones no presenciales
es importante dejar establecidos
estas reuniones no presenciales no es
que se hayan puesto de moda ahora o que
apenas ellas empiecen su creación no ya
desde el año 95 en colombia’
había una norma que regula este tipo de
reuniones lo que ha pasado es que en
virtud de la situación de pandemia
entonces digamos que estas reuniones
virtuales se han convertido como en un
mecanismo acertado para que las empresas
las sociedades las entidades puedan
seguir desarrollando sus actividades
aquí vamos a tratar de manejar más
adelante vamos a tratar estos temas de
cómo hacer para que estas reuniones
verdaderamente puedan cumplir sus
efectos y no pues no suceda que se
reúnan y de repente por la omisión de
alguno de estos
requisitos la reunión se convierte en
una reunión ineficaz o en una reunión
inexistente
entonces
vamos a conversar ahora algunas normas
del código de comercio que tratan las
reuniones de las sociedades
tenemos el artículo 181 nos dicen que
los socios de todas las compañías se
reunirán por lo menos una vez al año en
la época fijada en los estatutos por
regla general en esta reunión personas
que llamamos reuniones ordinarias
y se hacen una vez cada año dentro de
los tres primeros meses del año pero
como tenemos que tener en cuenta que los
estatutos es la columna vertebral que
rige a una sociedad oa una entidad
entonces en lo que los estatutos tienen
dispuestos para realizar este tipo de
reuniones pues es lo que vamos a tener
en cuenta y en los estatutos no hay
ninguna disposición al respecto entonces
tenemos que sujetarnos o tener en cuenta
lo que disponen las normas del código de
comercio para el caso de las sociedades
en la manera como vamos a hacer esta
reunión es como lo habíamos conversado
pues es el código de comercio en el
mismo código encontramos que se dispone
que hay especialmente dos tipos de
reuniones las reuniones ordinarias y las
reuniones extraordinarias hay otros
tipos de reuniones que son de las que
llamamos reuniones especiales que más
adelante vamos a conversar
las reuniones extraordinarias como su
nombre lo dice o sea extra están por
fuera de las reuniones ordinarias y
normalmente se convocan para tratar
temas específicos
la superintendencia en el caso de las
sociedades puede ordenar que se hagan
algunas reuniones cuando advierta que
que no se reunieron en la oportunidad es
que los estatutos o la ley señala
entonces por eso es tan importante que
ustedes empresas se reúnan en las épocas
en que están a veces suelen pasar que
normalmente en las reuniones ordinarias
tienen como finalidad la aprobación de
balances entonces imposible pasa en
algunas oportunidades que no se reúnen
porque no tienen los balances a tiempo
porque el revisor fiscal no los trajo
porque el contador no los hizo o por
cualquier de estas circunstancias no
hacen esa reunión pero deben tener en
cuenta que hay un organismo que a
ustedes los vigila y los controla que se
llama la superintendencia de sociedades
y ese ente administrativo tiene la
potestad para
y hacer que la asamblea o la junta se
reúna y haga esa reunión que por omisión
ustedes no pudieron
sigue al ver
cuando para celebrar las reuniones en la
celebración de una reunión tenemos que
tener en cuenta algo importante desde
determinar quiénes son las personas que
pueden reunirse
en este caso tenemos que tener en cuenta
que si se trata de una sociedad por
acciones estamos hablando de una reunión
de asamblea quienes deben estar allí son
los accionistas pero como en una
sociedad de accionistas o sociedades
anónimas no la cámara de comercio no
certifica quiénes son entonces como
puede determinarse quiénes son
accionistas en estas empresas serán
accionistas aquellos que se encuentren
registrados en el libro de accionistas
y ya de ahí que es tan importante que la
empresa tenga debidamente legalizado
este libro que lo diligencia que nos
llene que si hay un único accionista en
ese momento solo diligenciarlo y colocar
ese único accionista porque les digo
esto porque puede pasar que en algunas
oportunidades especialmente con las as
que constituyen como accionista único
entonces al creer que ellos solo esa
persona natural como único accionista no
necesita diligenciar más nada
resulta que puede pasar que a futuro esa
persona puede asociarse con otro le
vende parte de sus acciones o le cede la
totalidad de las que ya tiene entonces
todo esto se perfecciona queda
debidamente legalizado
expone el registro que hagan en ese
libro de archivos de allí la importancia
para esto entonces en el caso de quienes
pueden asistir a una reunión en donde su
capital sea acciones
tenemos que tener en cuenta que pueden
asistir a esa reunión los que se
encuentren registrados en este libro de
accionistas
quien en tratamos de una sociedad de
personas como ella me ser una sociedad
limitada entonces quienes se van a poder
reunir en esa reunión los que aparezcan
en el certificado de la cámara de
comercio que puede pasar que puede pasar
que una de esas personas que tienen la
calidad de socio
entonces falleció y no han logrado
hacerla el proceso de sucesión entonces
es necesario allí que haya un
representante de esa asociación y
liquida si no se ha abierto o que haya
un representante de la sucesión o de los
representantes de los herederos pero
todo esto debe quedar debidamente
plasmado para que tenga eficacia esa
reunión y pueda determinarse
efectivamente quién es o no tienen el
derecho a participar
caso en que los socios no tienen derecho
a participar suelen pasar de muchísimas
oportunidades que las empresas o el
contrato social se registra en cámara de
comercio y se dice que el capital se
encontró debidamente pagado pero en la
práctica esto no se ha dado entonces hay
que tener mucho cuidado con esta
situación porque muchísimas veces como
en támara no nos exigen no les exigimos
al que se está constituyendo que
verdaderamente aporte o acredite el pago
de esas acciones o de esas cuotas
simplemente lo dicen en el papel pero
después van a tener complicaciones
porque sí
y hay un conflicto de intereses entre
esos socios o esos accionistas es muy
complicado porque habría que hacer un
proceso de exclusión al socio que no
pago pero si en la cámara estamos
diciendo que si pagaron entonces he allí
el llamado es un poco a plasmar la
realidad de la empresa si efectivamente
sólo pagaron a manera de ejemplo 100
pesos de las de los mil que debían por
esas acciones entonces dejarlo así
establecido para que puedan tener una
realidad veraz y efectiva frente a esto
y no ocurran situaciones
esos posibles conflictos entonces de
determinar efectivamente quiénes tienen
la calidad de socio o accionista quienes
tampoco tienen derecho a participar
cuando esté la prenda cuando las
acciones o las cuotas las damos en
prenda a un tercero digamos que la
calidad los derechos que se tienen que
tiene es accionista están suspendidos
pero no son derechos políticos esto es
algo un poquito más complejo si tenemos
oportunidad lo hablamos o en otra
oportunidad pues trataremos el tema
específico de este que es bastante
interesante tampoco tendrán derecho a
participar si hay un embargo de las
acciones si si bien es cierto y es
importante decirles esto el embargo de
las acciones no se registra en cámara de
comercio
este embargo de las acciones se registra
es
en la misma sociedad si alguno de
ustedes tiene algún contrato con una
persona y este le incumplió y le había
perdonado sus acciones pues tengan en
cuenta que al hacer el proceso ejecutivo
y esa orden o ese oficio de embargo de
acciones no lo pueden presentar en
cámara de comercio sino que lo deben
presentar es ante la administración de
la sociedad para que la sociedad sea la
que haga la anotación de ese embargo en
el libro de registro de accionistas
quienes pueden representar en las
reuniones es posible bueno digamos que
ahora en la no presencialidad es más
fácil que todos participemos pero cuando
hablamos más que todo de las reuniones
presenciales se puede observar que
muchas veces habían socios o accionistas
que no podían que no podían estar
presentes en la reunión porque
efectivamente no estaban estaban fuera
del país o ese día está enfermo o
cualquier circunstancia que no le
permitan estar en esa reunión entonces
sabemos que existe en la figura de los
poderes esto es el mandato que le damos
a un tercero para que nos represente en
esta reunión aquí en la gráfica que les
estamos mostrando decimos cuáles son
cuáles son las características que tiene
que tener
este poder lo primero que tiene que
hacer es que conste por escrito
y que de manera clara a quien se le
estamos contando que se diga exactamente
para qué reunión en la que estoy porque
puede que sea un poder especial pero
para varias reuniones o sea un poder que
solamente lo estamos dando para una sola
reunión porque en las otras reuniones yo
voy a poder estar además entonces eso
hay que determinar determinar si se
trata de un poder especial o un poder
general si es un poder general el poder
debe ser elevado a escritura pública
tener en cuenta qué
hay varias personas que son dueñas de
una sola acción en una determinada
sociedad entonces esas varias personas
solamente le pueden dar el poder a una
única o un único apoderado para que éste
los represente
ya para que te lo represente
hablemos en otro punto de estas
reuniones y que tiene que ver con el
morbo
el quórum lo podemos definir como el
número de individuos o de personas o de
cuotas o de acciones que se necesitan
para que un cuerpo que va a deliberar
trate ciertos asuntos y pueda determinar
la validez de la reunión
la existencia del quórum busca que el
poder legislativo se ejerce en forma
colegiada para impedir que una minoría
tome decisiones y fomentar la reunión en
los lugares legislativos
qué es lo que busca el legislador cuando
hablo de la figura del oro en las
reuniones que haya un equilibrio si
decir ahí
20 socios y esos 20 socios conforman mil
cuotas o mil acciones entonces para que
haya un quórum equitativo por lo menos
debe estar una mayoría absoluta es la
mitad más uno y adicionalmente en
algunas decisiones por la especialidad y
por la importancia por la trascendencia
esas decisiones tienen la ley hace que
haya un oro especial un valor superior
al de la mitad más uno
tenemos que tener en cuenta que en
relación con el coro hay dos tipos el
quórum deliberatorio y el quórum
decisorio
el quórum deliberatorio o quórum para
deliberar se refiere al número mínimo de
asociados o cuotas sociales o nones
presentes para realizar la reunión qué
significa esto ese quórum para deliberar
es el forum necesario para que pueda
existir la reunión que significa que si
hay 50 acciones y solamente ahí están en
una determinada reunión que se convocó
20 de esas 50 él no va a ver word para
deliberar porque mínimo se requiere la
mitad unasur
o sea que tendría que haber 26 cuotas o
acciones para que pueda existir en
primera instancia word para deliberar o
sea que la reunión pueda darse de una
manera efectiva
qué pasa si no hay quórum para deliberar
y la reunión se hace las decisiones que
allí se tomen son ineficaces qué
significa esto que a pesar de que conste
en un ataque a pesar que se diga por
ejemplo en esa reunión se nombró de
referente a bill maris polo y vilmarie
por lo acepté esa reunión tiene eficacia
esa decisión se tiene por no escrita es
la consecuencia de la ineficacia cuando
no hay quórum deliberatorio
el quórum decisorio o la mayoría
decisoria es aquel que se requiere para
la toma de una decisión
entonces en una reunión recordemos que
normalmente hay un orden del día y
entonces hay un punto que se llama
llamado a lista
le damos cualquier nombre de
verificación de los asistentes o algo
es el punto que llamamos que hacemos que
se llama llamado a lista o verificación
del foro es el que tiene que ver con el
quórum para deliberar y es el que no
existe hacen que las decisiones y que
todo lo que allí en el acta se dé se
ineficaz o sea no existe
cuál es el llamado aquí que si ustedes
están en un tipo de reunión en donde se
observe que no hay el por mínimo
requerido esa reunión no se va a hacer
vuelve a colocarla al ver por favor
entonces el quórum decisorio el quórum
decisorio es aquel que tenemos en cuenta
para que una vez estando en la reunión
como hay diferentes propuestas y hay
diferentes puntos a tratar entonces en
ese un decisorio en ese quórum decisorio
es la mayoría que se requiere
que esa decisión sea válida
me explico un poco el deliberatorio es
el necesario del número de personas o de
cuotas o de acciones para estar
presentes en la reunión el decisorio es
el número de acciones cuotas o personas
para vestir si aprueban o no aprueban
esa decisión que acaban de en el ejemplo
que llevaba ahorita que hablaba del
nombramiento de vilmarie como gerente si
esa aprobación fue por unanimidad quiere
decir que el quórum decisorio fue
unánime si en la mayoría de los que
están diciendo que aprueban el
nombramiento es apenas un 20 por ciento
quiere decir que no hay quórum decisorio
para que ese nombramiento sea válido y
entonces aunque se haya propuesto en la
reunión aunque se haya votado
devotos con el que se dio ese quórum no
es suficiente para que esa decisión sea
válida y pueda llevarse a cabo
entonces bueno esperemos por favor
escriben si voy muy rápido o si quieren
algún otro tema
no los van van comentando y nosotros
vamos leyendo allí porque entendemos que
este es un tema bastante amplio y que
tiene muchas aristas entonces estamos
tratando pues de ser lo más sencillo
posible por favor me que si tienen
alguna sugerencia me van diciendo dentro
de este mismo quórum que ya habíamos
hablado del foro deliberatorio y del
decisorio también vemos que hay unas
mayorías que tienen que ver con el
quórum decisorio estas mayorías es la
mayoría absoluta que es cuando
hablábamos de la mitad más uno y
hablamos también de una mayoría
calificada esta mayoría calificada
normalmente la da la ley
en los estatutos también se pueden
estimular
cuál es esa mayoría calificada seguimos
con el ejemplo del nombramiento
en el nombramiento pues el código de
comercio dice que se elegirá con la
mayoría absoluta o la mitad más uno de
los de los miembros que estén presentes
en la reunión pero si en los estatutos
se ha establecido que para elegir al
gerente no se requiere la mitad más uno
del 51% sí porque se requiere por
ejemplo el 70 por ciento de las cuotas
presentes o de las acciones presentes
entonces hay que tener en cuenta esa
mayoría calificada que los mismos
estatutos establecen o también hay unas
mayorías calificadas que son de ley en
virtud de las decisiones que se toma un
ejemplo en las sociedades de
responsabilidad limitada que vayan a
aprobar reformas estatutarias es de ley
que digan que no se requiere la mayoría
absoluta para aprobar esa decisión sino
que se requieren una mayoría calificada
del 70 por ciento de las cuotas que
conforman
entonces hay que tener también muy en
cuenta en esas reuniones el tipo de
decisión que se van a tomar para mirar
si efectivamente las decisiones allí
estas fueron aprobadas con el quórum
establecido o bien sea en la ley o bien
sea en los estatutos sociales hay
algunas decisiones que requieren una
mayoría una unanimidad en las decisiones
un ejemplo
la transformación de sociedad a
cualquier otro tipo societario entonces
son situaciones que hay que ir mirando
ahora bien ya revisamos o ya miramos
cuáles son los requisitos para podernos
reunir verdad ya hablamos de que existen
reuniones ordinarias reuniones
extraordinarias que hablábamos que en
esas reuniones quiénes pueden participar
quienes son los como podemos participar
que lo podemos hacer a través de
apoderados que miramos algo que tiene
que ver con el quórum o sea de las
personas necesarias para que esa reunión
pueda darse de una manera efectiva ahora
vamos a tratar un punto y es el
aterrizar todas esas decisiones que ya
tomamos en la reunión porque de nada nos
vale que hablemos y hablemos y tomemos y
decidamos y aprobemos e interviene el
uno interviene el otro pero otro socio
del otro accionista y eso no lo tengamos
en ninguna parte
y por eso en estas reuniones cuando se
hacen que hay un presidente que es el
que va a moderar la reunión la dinámica
de la reunión hay un secretario que la
persona que debe tomar nota de todos los
hechos en la reunión está pasando
entonces de todas esas decisiones que
allí está eso tiene que quedar dispuesto
en un documento que es el que llamamos
actas y de las actas el código de
comercio también nos dice cómo debemos
de tener estas actas como deben
diligenciar se entonces
en la información que están viendo
ustedes ahí tenemos unos requisitos ahí
tenemos los requisitos que digamos son
los básicos que tienen que tener en
cuenta para la realización de esas actas
deben tener un número deben tener el
lugar fecha y hora de la reunión el
número de las acciones suscritas o
presente en ese informe para deliberar
la forma y antelación de la convocatoria
esto es quien hace quien convoca esa
reunión como la convoca y para qué día
la convoca todos estos son puntos
necesarios porque de no hacer se pueden
generar en una ineficaz la lista de los
asistentes como el número de cuotas o
acciones que representen los asuntos que
se están tratando esto es el orden del
día las constancias escritas que fueron
presentadas por los asistentes las
designaciones y hay
designado como el presidente como el
secretario se llena de designación para
aprobar el acta la fecha y hora de la
clausura entendemos que una reunión es
posible que se pueda terminar en un
mismo día
hay reuniones que no necesariamente
terminan el mismo día sea porque los
asambleístas hablan mucho o porque no se
logran colocar de acuerdo en alguna de
las decisiones que están tomando o
porque las circunstancias de la empresa
así lo amerite entonces ahí hay un tema
que esta reunión si no se termina pues
hay que continuar entonces hay alguna
característica porque es posible que eso
se puedan aplazar hasta tres veces y
entonces es posible que en una primera
instancia estuvieron la totalidad de los
accionistas pero al día siguiente que la
reunión continúa no van a estar todo y
al otro día no va a estar todo entonces
como hay que manejarse esas reuniones
allí hay que también tener muy en cuenta
porque eso produce un efecto jurídico
que hay que controlar
qué nos pasa si en ese documento somos
seres humanos el secretario digamos que
se omitió algún punto
o colocó mal digamos que en esa reunión
se había aprobado la compra de una
oficina por 100 millones de pesos y el
secretario emitió un cerrito a esa cifra
de los 100 millones y solamente lo dejó
por 10 millones entonces como ya está
bajo una reunión que se dio como ya fue
una reunión que ya pasó y digamos que de
ese de ese error de esa omisión que tuvo
este secretario se dio cuenta el gerente
al mes a los dos meses oa la semana o al
día siguiente entonces no es posible a
veces complicado volver a reunir a la
asamblea para que aclaren esto entonces
es fácil hacerlo a través de un acta
adicional que significa de estar
tradicional o acta aclaratoria en donde
el presidente y el secretario que
actuaron en esa reunión hacen una
anotación diciendo nos permitimos
manifestar
el asta número que tengamos realizada en
tal fecha correspondiente tal por
omisión o por error se indicó que el
valor de la venta o de la compra de la
oficina eran 10 millones de pesos cuando
lo correcto son 100 millones se corrige
listo lo firma y así ellos hacen la
correcta
cuando se trata de situaciones que ya
amerita una profundidad más y es
necesario que la asamblea lo corría
entonces aquí nos podemos dar cuenta que
no todo
se hace de la misma manera o sea si hay
unas comisiones que son simplemente de
transcripción esto lo puede hacer o lo
puede subsanar a través de un acta
adicional firmada por el presidente y el
secretario de la reunión cuando no se
trata de errores ya mucho más profundo
entonces si se debe contar con el voto
de cada uno de los participantes a la
reunión
suele pasar sabemos que el libro de
actas es un libro que debe registrarse
en la cámara de comercio y es un libro
que debe venir debidamente foliados
cuando ustedes llevan ese libro cámara
de comercio- llevan el libro en blanco
pero debidamente foliados indicando el
nombre de la sociedad corresponde al que
debe ser anotada en el libro presentado
y el destino del libro y debidamente
foliados la hoja número uno el folio 2
el folio de preservó lió 4 a veces que
nos pasa que es posible que haya una
omisión y entonces el acta debió dejarse
asentada en el folio 3 y se registró en
el folio 5 entonces los folios 3 y 4
quedaron en blanco eso
se debe hacer una anotación por parte
del representante legal y del revisor
fiscal si hay en donde se hace la
salvedad que se está corrigiendo o se
anuló el folio porque quedaron en blanco
porque por error se anotó el acta donde
no debía o la circunstancia que te haya
pasado que se produzca
la anula y por esto lo traigo a colación
porque nos presentan a la cámara de
comerció con mucha frecuencia
solicitudes en ese sentido entonces para
que tengan en cuenta que ya está en una
situación que ya corresponde al resorte
interno de la sociedad y es la sociedad
la que tiene que hacer las correcciones
del caso
hay unas reuniones universales
de bienes universales como su mismo
nombre lo indica está en un universo
está la totalidad de los accionistas o
de los socios o de los asociados
entonces en esa reunión
de ellos tenemos 50 algo va a haber un
colon deliberativo de la totalidad del
100% esto no significa que aunque estén
todos todos van a votar en el mismo
sentido las decisiones porque podemos
estar presente en la totalidad de los
miembros de los socios pero resulta que
cuando van a nombrar al mismari o los
gerentes hay tres que están a favor y
hay dos que están en contra esto están
en la totalidad y con deliberativo pero
para decidir entonces hay un 60% que
está a favor del nombre ambiente hay un
40% que no en el ejemplo que llevamos
entonces estas reuniones universales
importantes obtienen características que
no requieren una convocatoria que pueden
hacerse en cualquier día que pasa con
esto hay normalmente los estatutos dan
unas formalidades para que estas
reuniones se realicen para que toda la
reunión ansiada que se hagan con una
antelación o con una suficiente días
entre la fecha en que se convoca y la
fecha en que se reúne que se hagan de
una determinada manera hay veces que los
estatutos todos disponen que eso tiene
que hacerse a través de un aviso en un
periódico que tiene que hacerse a través
de una información radial entonces lo
que los estatutos tengan dispuesto así
debe hacerse la convocatoria cuando
estamos frente a una reunión universal
se obvien todos estos requisitos porque
aquí lo que se dice es que aunque no se
invitaron ellos están la totalidad de
los socios y si todos están de acuerdo
en reunirse se reúnen y pueden tomar
válidamente
ahí el artículo 189 del código de
comercio y hace más bien alusión a este
tipo de sociedades que son creadas y que
corresponden a las que están registradas
en el código de comercio nos decía que
cuando no están la totalidad de las
acciones o de las cuotas y se reúnen por
fuera del domicilio en 3-d de otro
domicilio la circunscripción
jurisdiccional de la empresa que no
significa necesariamente que se tengan
que reunir en las instalaciones de la
empresa sino en la en el municipio o en
la ciudad o sea ejemplo de municipio en
barranquilla entonces si yo me reúno por
fuera me reúno en soledad importan la
totalidad a la luz del 189 del código de
comercio es una decisión bien eficaz
mientras que si estamos frente a una
reunión universal aunque nos reunamos en
soledad o nos reunamos en los eeuu y
estamos todos en una reunión
otro tipo de estas reuniones especiales
hablamos de las reuniones por derecho
propio que significa crítica cuando él
hablaba de las reuniones ordinarias les
decía que en los estatutos se estipulan
cuáles son esas reuniones ordinarias y
que la misma ley establece es
obligatorio cuando ya hay una creación
de la sociedad que se tenga que reunir
para rendir con esos informes como
revisar esos estados financieros y demás
por regla general todos los
administradores a quienes les toca
convocar pero puede pasar que esos
administradores por omisión o porque no
quieren rendir informes o por el motivo
que fuere no convoca entonces la ley le
da la opción al resto de los accionistas
o de socios que se puedan reunir por
derecho propio pero da unas
especificaciones para que esa renuncia
da y es que se deben de reunir el primer
día hábil del mes de abril primer día
qué significa existe que si el primer
día alguien de abril
el jueves santo entonces este no es un
día al tienen que irse para el primer
viaje del mes de abril
a las 10 de la mañana si se reúnen a las
9 se reúnen a las 11 no es válido porque
el legislador provocó le dio la gana de
colocar una una hora determinada él no
dijo a las 10 1 ni a la pgje y 5 envió a
la tierra m ya entonces esas reuniones
para que puedan ser tenidas en cuenta
tienen que cumplir todos estos
requisitos tienen que reunirse en las
oficinas del domicilio principal o sea
que si la oficina es en la vía 40 número
36 40 es allí donde se pueden reunir
esos socios que no fueron convocados a
una reunión ordinaria se pueden reunir
guardando y cumpliendo con todo esto
qué pasa si es que no es que el gerente
no quiere que nos reunamos y el gerente
el que tiene las llaves de la oficina se
pueden reunir en la puerta pero ustedes
están allí y entonces se vea en el acta
y puesto que no pudieron entrar a la
oficina porque
el gerente es el que tiene las llaves o
porque la oficina es la misma casa del
gerente y obviamente él no lo va a dejar
entrar entonces todas esas observaciones
se hacen y van a tener plena validez
esta reunión es por delito
las reuniones de segunda convocatoria es
que estamos haciendo esto
como un recuento como ellos llevando a
ustedes por cada una de las
características específicas que se
pueden presentar para que ustedes puedan
tener reuniones exitosas o sea digamos
que el deber ser que bueno antes de
marzo yo me reúno yo convoco yo hago
pero si estas situaciones no pasan
porque es lo que muchas veces puede
puede suceder entonces la misma ley está
dando opciones hablamos de la reunión es
por derecho propio de las reuniones
universales y ahora hablamos de las
reuniones de segunda convocatoria
y que dicen que son aquellas que se
efectúan en reunión en el reemplazo de
una reunión que fue previamente
convocada y que no se dio
porque no existió cuando llegaron todos
los ojos en el ejemplo que veníamos en
aquella reunión en que son 50 cuotas y
sólo alcanzaron a llegar 20 entonces no
hay no hay
quórum para deliberar entonces se
convoca a una nueva reunión
te convoca a una nueva reunión bajo la
premisa de que es una reunión de segunda
convocatoria muchas veces ya los
estatutos lo tienen establecidos y dice
si convocado a una primera reunión ésta
no puede darse porque no hay quórum
suficiente se convocará a una segunda
reunión en donde se podrá deliberar con
el número de cuotas o acciones presentes
entonces esta también es otra opción
porque el legislador lo que quiere lo
que se requiere aquí este
la sociedad pueda tener la dinámica de
surf de reunirse porque muchas veces y
sabemos que es así algunos
administradores quedan anquilosados en
su puesto y no quieren rendir informes o
demás o otras veces solo
los socios y algunos tienen alguna
participación mayor o algo entonces se
sienten qué
pueden su voluntad ir por encima de los
socios minoritarios entonces digamos que
todo este tipo de reunión lo que está
haciendo este la asamblea que los
accionistas puedan tomar decisiones
amén de las diferencias que puedan tener
en su interior
las hadas digamos que todo lo que he
dicho equivale para todos los tipos
societarios las hadas tienen una
regulación especial ahora mismo digamos
que las apps son la vedette de los tipos
societarios
si nosotros entramos a revisar el
registro mercantil
podemos concluir que más del 90% de las
empresas que se están constituyendo
desde que se iniciaron plazas es ésta y
precisamente por las bondades y por la
simplicidad que
la creación de este tipo societario
implica estas sociedades
tienen cosas especiales yo ahorita les
decía que si no estaba en la totalidad
de las cuotas o acciones y se rompían
por fuera del domicilio la reunión eran
ineficaces aquí en lajas la ley que la
regula que la 12 58 del 2008 dispone que
si los estatutos dicen que ellas se
pueden reunir en un lugar diferente al
de su domicilio aunque no esté en la
totalidad de las acciones son acciones o
sociedades válidas ya igual ellas
también dicen que para las reuniones de
derechos propio de segunda convocatoria
este ellas también la habana van a poder
realizarse siempre y cuando se respeten
las mayorías especiales determinadas
en la ley
entonces si el poder me preguntaran a mí
es ventajoso crear un asa si
tributariamente tiene unas ventajas en
cuanto a las responsabilidades jurídicas
también tienen otras entonces si es
posible pero hay que tener en cuenta
como le digo yo a quienes me hacen ese
tipo de pregunta que son casos
especiales porque no es lo mismo crear
yo una sociedad con un extranjero que no
conozco qué
y de repente estoy conociendo a través
de internet y no lo conozco ni nada
entonces a crear una sociedad con mi
esposa o con mi hijo o con el vecino de
al lado sea
y creación de empresas tienen unos
particulares y habría que entrar a
revisar esto a veces cometemos el error
de crear empresas y ojo
unos estatutos de una empresa x amoldó a
mí a lo que yo voy a crear y resulta que
si a un accionista que yo no conozco que
yo no sé qué y de repente en esos
estatutos no tengo el control para
algunas situaciones entonces se van a
presentar dolores de cabeza entonces el
llamado acá desde nosotros como como
cámara de comercio es hacer muy
reposados a ser muy diligentes en la
manera en que van a crear su empresa y
nosotros acá vamos a tener ustedes
siempre nuestro apoyo pero hay
situaciones muy especiales muy
particulares que van a tener las
empresas y sobre eso son ustedes los
llamados
a entender ya visualizar realmente qué
es lo que puede pasar nosotros les damos
un marco general un marco amplio sin sin
ningún sesgo pero son las personas que
están creando estas empresas las
llamadas a entrar a revisar y bueno aquí
podemos hablar un poquito de eso de la
malicia indígena si verdaderamente
como voy yo a crear que me conviene que
que hago y todo entonces hemos hablado
de las reuniones a nivel general si
esbozando los más que todo en lo en el
contenido y en las normas que regulan
las reuniones del código de comercio
ahora que debemos pasar
a las entidades sin ánimo de lucro
entendemos que en este conversatorio
existen personas o han asistido a
personas que tienen entidades sin ánimo
de lucro o estables
y también les interesa es importante
también se dice el fundamento para las
reuniones son las mismas la gente
avecina de ánimo de lucro también son
personas jurídicas que son gentes
ficticios creadores de derechos y de
obligaciones y con capacidad para
representarse las entidades
sin ánimo de lucro tu mismo nombre lo
dice su característica especial es que
carecen de ánimo de lucro esto es lo que
trae como consecuencia que no hay
reparto de utilidades y los remanentes
no se pueden distribuir entre los
asociados
y sus excedentes se deben destinar ya
bien sea para la reinversión de su
propia actividad o destinados a terceros
dentro de estas entidades digamos que
podemos hacer una clasificación de la
siguiente manera las asociaciones o
corporaciones las fundaciones y las
entidades del sector propiedad las
asociaciones o fundaciones corresponden
y ahorita lo van a ver en las gráficas
que van a venir más adelante en las
entidades que llamamos entidades del
sector común y son aquellas que están
contenidas en el código civil o sea el
artículo 6 33 en adelante hablan de este
tipo de entidades cuál es la diferencia
entre una asociación en una aso y una
fundación es qué
en una asociación y esta es una
definición doctrinal porque la ley no lo
distinto lo no lo determina de esa
manera pero digamos que ya la doctrina
lo ha determinado así la asociación
tiene fines altruistas en la fundación
también hay fines altruistas pero tiene
involucrado un patrimonio tiene
involucrado algo que es el factor dinero
o sea en una asociación vilma ripoll o
es una trabajadora social y hace una
hace una asociación o corporación para
ayudar a los niños y en una fundación
bill maris por lo puedes ser trabajadora
social o no pero se ganó la lotería y de
esa plata que sea no va a invertir 100
millones de pesos y crea una fundación
está haciendo lo mismo pero en una está
colocando es solo su voluntad solo sus
ganas y en la otra además de sus ganas y
demás se está aportando dinero o solo
aporta dinero y se lo da a otro para que
otros
el sector solidario digamos que ya es un
sector especializado que si está en unas
normas que la ley 79 del 88 la ley 4 54
del 78 pero y las 454 del 88
bueno ya les decía crítica en la del
rave en común son las asociaciones y
fundaciones asociaciones o corporaciones
y las fundaciones ahora bien en la del
sector régimen especial o la del sector
solidarios que son lo que están
definidas en el artículo 454 de la ley
990
en esta cual es la diferencia entre una
y otra en que en las entidades
el sector con o de las que están de las
fundaciones de las asociaciones y demás
las cámaras de comercio tienen un
control formal ceñido únicamente a lo
que sus estatutos tienen establecido me
explico y por eso es bueno para aquellas
personas que tengan asociaciones que
tengan fundaciones que tengan
corporaciones que revisen también sus
estatutos que no sea un simple
copy-paste el que medió el vecino sino
que entren a revisar porque porque
muchas veces cuando se presentan
situaciones entonces no la pueden
controlar porque su recta tutor no la
tiene establecida replicó se va a crear
una van a reunirse y en esos estatutos
no hay una convocatoria entonces no se
puede decir que convocatorias van a
tener o si no hay un por un determinado
para decidir entonces
pudieran sino simplemente el que
establece el código civil que habla de
la mayoría absoluta entonces aquí el
llamado es un poco a que en estos
estatutos de asociaciones y de
fundaciones reglamentamos todas estas
cosas para que cuando se ven que se
reúnan que vayan a hacer reuniones
ordinarias puedan decir en qué casos
tienen puedan convocar como las convocan
que se van a tratar cuáles van a ser las
mayorías y todas estas cosas porque de
no hacerlo
en las reuniones
en las reuniones del sector solidario
allí sí tenemos normas y aunque los
estatutos nueva establezcan entonces si
hay vacío en los estatutos yo puedo
remitirme a las normas
que regulan estas que es la ley 79 la
ley 4 54 mientras que en las otras
digamos que eso es de manera general las
reuniones las entidades del sector común
y del sector
especial ahora vamos a aterrizar al
punto que tiene que ver con las
reuniones no presenciales al inicio y yo
les decía que están o presencialidad si
bien ahora estamos en un proceso de
pandemia a nivel mundial en donde lo
primero que nos mandaban a hacer a todos
los seres humanos es a que tengamos que
estar confinados en nuestras casas
entonces se nos hace en el mundo de
preguntas verdad oye el mundo continúa
la dinámica continua en mi negocio tiene
que seguir las decisiones se tienen que
tomar entonces cómo vamos a hacer y en
donde entonces
tenemos que utilizar
las herramientas de la virtualidad que
afortunadamente piense o sea todo es
dentro de lo malo hay muchísimas cosas
buenas y es el desarrollo que ha tenido
la virtualidad imaginémonos este
enterramiento hace unos 60 años hubiese
sido imposible
como como íbamos a conectarnos como
íbamos a seguir o sea y si hubiese sido
muy difícil pero afortunadamente en
estos momentos la tecnología ha avanzado
y eso ha jugado a nuestro favor en este
enterramiento entonces en estas
reuniones no presenciales yo les
comentaba que nosotros colombia había
legislado y tenemos esas reuniones
contenidas en la ley 222 del año 1995 en
el artículo 19 y el artículo 20 hablan
de las reuniones no presenciales siendo
el artículo 19 el que expresamente
determina
qué son las reuniones presenciales como
deben hacerse siendo que en este
artículo 19 decía que debía reunirse
todos qué pasaba que si en una reunión
hasta antes de la pandemia eran mil
socios y solamente ivánov en 999 claro
uno no podía darse porque no estaba en
la totalidad esto era lo que nos decía
el artículo 19 el artículo 20 nos habla
de otra toma de otro mecanismo para
tomar decisiones y es que aunque no
estuviésemos reunidos resulta que el
accionista el socio o el asociado podría
mandar por cualquier medio el sentido de
su como un ejemplo se reunía y entonces
elegí a nabil mari representante legal
de la empresa de la entidad toda la
entidad sin ánimo
pero no
y tanto mar y por la presión yo no estoy
de acuerdo entonces pero todos tenían
hay manifestaban el sentido de ese voto
y también tenía que haber unanimidad
él seguía el artículo 21 de esa misma
ley 222 en donde hablaba cómo se debían
hacer esas actas quienes las debían
firmar dando unos requisitos se acuerdan
que allá yo les hablaba y les decía que
se elegía a un presidente y un
secretario de la reunión aquí en este
tipo de reuniones no presenciales se
dice que no debe la debe firmar el
secretario y un representante legal de
la empresa
sopena de que las decisiones se vuelvan
ineficaces sí no
entonces ahí vemos qué
esta sí que sí
que si este sí o sí habíamos tratado ese
tema y demás
que no es indispensable que haya
convocatoria porque lo que se requiere
que esté la totalidad la unanimidad y
que se puede utilizar cualquier medio
susceptible de puré o sea si hacemos una
reunión virtual entonces esta reunión
pues es susceptible de ser grabada de
cero si es por otro mecanismo entonces y
yo mandó un fax este fax pues puede
reposar o si mandó un correo desde mi
correo ahí eso me va a servir t
y nuestra realidad
llegó la pandemia en el mes de marzo nos
mandaron todo al que nos encerráramos
de pronto pasó la primera semana no
hicimos nada pasó una segunda y ya
comenzamos como que a revisar qué vamos
a hacer en medio de esta situación
verdad y nos vemos abocados a esta
realidad nuestro gobierno también
entiende que el mundo no puede detenerse
que aunque estamos confinados del mundo
sigue y entonces el gobierno sacó unos
decretos o unas normas en donde vieron
la emergencia económica en donde se
declaró la emergencia sanitaria y todas
las demás y entonces en virtud de todos
estos para todos los lados del gobierno
fue legislando en cada uno de los
frentes y es así como el ministerio de
comercio industria y turismo expidió el
decreto 398 del 13 de marzo del 2003
porque él lo saco porque allá cuando yo
les hablaba yo les decía que en el
artículo 421 hablaban de las reuniones y
que esas reuniones debían hacerse en las
reuniones ordinarias dentro de los tres
meses siguientes dentro de los tres
primeros meses de cada año entonces
estamos hablando del 13 de marzo y el
plazo de esas reuniones vencía el 30 de
marzo entonces el gobierno para que no
hubiese esa situación él pidió este
decreto 398 para regular cómo se iban a
hacer estas reuniones no presenciales ya
pero solamente hablaba para las
reuniones ordinarias
entonces ese decreto 398 lo que hace es
que regula de alguna forma este artículo
19 que está por ahí en la ley 222 y nos
dice que debemos hacer para poder
realizar esa reunión económica de pronto
les estoy hablando un poquito de
situaciones pasadas porque efectivamente
cuando se hizo se hizo fue para estas
situaciones contundentes que eran ver
reuniones ordinarias hasta antes del 30
de marzo
en gobierno en éste
en ese decreto 98 regula y da unas
especificaciones que allí yo les doy la
explicación de ese es el contenido de
ese decreto que va a tener esta
presencia entonces lo van a poder pisar
el ente este entender cada una de las
cositas que estamos dando sigue algo
entonces aquí
como les decía el gobierno cuando se ha
puesto en 398 fue para las reuniones
ordinarias pero qué pasa la situación
sigue el confinamiento se extendió pero
la vida continúa la empresa continúan
las reuniones deben hacerse y demás
entonces lo que se hizo la
superintendencia de sociedades expidió
porque como en el decreto sólo hablaba
para reuniones ordinarias entonces hoy y
qué pasa para aquellas reuniones
extraordinarias se dice que las
reuniones extraordinarias se van a poder
realizar de la misma manera como están
reguladas para las ordinarias qué
significa esto en el decreto en el
artículo 19 de la ley 222 me requería la
unanimidad
aquí me está diciendo que no que lo que
me refiero son las mayorías normalistas
o sea que en una reunión no presencial
amparada bajo este decreto 398 no
necesariamente tiene que estar el 100%
de las acciones sino
en el fórum deliberativo necesario y el
quórum decisorio su estatutos tengan
establecidos
igual pasa para las entidades sin ánimo
de lucro la supersolidaria también
expidió su propio decreto
y también dar sus propias autorizaciones
que son en las idénticas cada uno en su
especialidad para las entidades sin
ánimo de lucro y también nos dice que
se van a poder realizar reuniones
extraordinarias bajo los supuestos o
bajo los lineamientos trazados por el
decreto 398 sí entonces digamos que aquí
lo esencial lo que lo que queremos es
tratar de todo esto es que a la realidad
de hoy ustedes señores empresarios
señores asociados de cooperativas de
fondos de empleados de asociaciones de
fundaciones o de corporaciones para
poder realizar sus reuniones no
presenciales o reuniones virtuales
teniendo en cuenta que
utilizar estos mecanismos que nos están
dando pero hay algo estamos en un
constante cambio ahora y miramos que
antes de ayer ya nuestro presidente
decía que levantaba el confinamiento
obligatorio entonces va a surgir una
pregunta
ese decreto 398 del 2020 va a estar
derogado como vamos a hacer aquí la
respuesta que le voy a dar es una
respuesta que se la da
bill maris polo
ofrece otras opiniones son válidas y
demás pero en este sentido que hay si
hace esto levantando el confinamiento si
lo que ya estamos volviendo es a una
nueva situación
esto significa que van a poder reunirse
a ustedes guardando con todos los
protocolos porque en esta nueva realidad
lo que el gobierno prohíbe es que hayan
aglomeraciones entonces yo voy a poder
hacer una reunión de 20 personas y
además guardando los protocolos de
bioseguridad que el gobierno
como les digo esto es una apreciación ya
muy particular es que es sólo mía me
imagino que ya ahorita los entes
encargados empezarán a dar directrices
al respecto pero esto ustedes me van a
decir de manises que el decreto 398 va a
derogar se yo creo que no porque las
reuniones no presenciales vinieron y
vinieron para quedarse poniendo lo que
estamos haciendo es que se están
afianzando están ellas tomando un lugar
preponderante y yo creería que aunque
venga una vacuna que aunque ya todos
podamos venir y demás las reuniones no
presenciales van a seguir porque se ha
demostrado el éxito que ellas tienen se
han demostrado que podemos decidir
deliberar utilizando este medio
y qué bueno que si ya salimos de fuera
del país y ya no nos encontramos estamos
en el lugar donde estemos podamos
reunirnos y eso es una ventaja que
tenemos que seguir aprovechando estemos
en pandemia o no estemos en parte bueno
muchas gracias espero que haya sido lo
suficientemente ilustrativo entiendo que
son temas de esos que son temas pues que
a veces se vuelven aburridos pero que
tienen una gran importancia para ustedes
señores empresarios señores
asociados para nosotros como cámara es
un placer que nos hayan escuchado y aquí
siempre van a tener asesores dispuestos
a brindarles asesoría en lo que ustedes
muchas gracias escucho preguntas
muchísimas gracias a bill maris por toda
esta explicación que nos han compartido
hoy tenemos varias preguntas por parte
de nuestros participantes la señora
maria rodelo nos dice buenas tardes un
socio que no asista a la asamblea puede
dar poder al representante legal de la
empresa que también es socio para que lo
represente
no no no puedes es una esa es una de las
de las limitaciones que se tiene un sol
el representante legal sólo puede
representar sus propias acciones o sus
propias cuotas no puede dar el poder es
más te pidiendo desde este poder tampoco
lo pudiera dar ni siquiera a un empleado
tiene que darle poder a otro socio oa un
tercero pero no pueden y el
representante legal ni a un empleado
danza misma ni el señor edwin víctor
dicen las actas aclaratorias deben
cumplir los mismos requisitos de las
actas de asamblea
bueno es que depende si vamos a
presentar un acta adicional en donde
solamente vamos a hacer una corrección
es suficiente que se dé ilustración de
que hasta se trata porque ojo aquí
quiero aclarar que el decreto que el 26
49 nos dice como como debemos hacer esto
pero a nuestra manera de ver lo primero
que tenemos que identificar o dejar
plasmada en ese nuevo documento que esta
aclaratoria del acta está que no que
estamos aclarando estamos aclarando el
acta 20 de tal fecha correspondiente a
una reunión detalles y decir qué es lo
que se aclara aclaró que el valor no
eran diez millones sino cien millones o
aclaró que la fecha era fue el 5 de
agosto del 2020 y nos ha costado que se
mueve ahí estoy aclarando y no más
y tengo que hacer una provocación o una
corrección de fondo en el que requiero
la aprobación de toda la asamblea o de
todos los miembros allí si a mi manera
de ver tiene que dar tiene que cumplir
esa nueva acta con todos los requisitos
porque ya está la implicación o el
llamado a todos los accionistas oa todos
los a toda la junta de socios para que
haga la claridad entonces ahí en ese
caso si tiene que cumplir con todo
bill maris nuevamente señor eddy nos
dice si es una compañía que no se pudo
realizar la asamblea por no tener la
contabilidad actualizada se puede
realizar la presentación de la
información financiera de varios
periodos en una nueva asamblea y aprobar
todos esos periodos en la misma asamblea
a ver aquí hay una situación entendemos
que hay una entidad que los vigila a
ustedes y que los sanciona si no
presentan sus estados financieros en
piezas
recordemos y aquí ves supongo que hay
contadores y demás que tenemos a alguien
que se llama día
el área exige que en un determinado
periodo yo tenga que presentar mi
declaración de renta y para yo poder
tener esa declaración de renta tengo que
tener mis estados financieros
actualizados entonces digamos que todo
tiene una concatenación la ley me dice
mi asamblea ordinaria dentro de los tres
primeros meses del año allí toda prueba
que pasa si eso no se da y ustedes como
dueños de su empresa ustedes pueden
aprobar
el periodo del 2019 en 2018 ahora en el
2021 y va a ser y así sus socios van a
pero eso no obsta para que las súper
sociedades cuando vaya ya y le haga una
inspección a estos documentos se pueda
imponer una sanción por el no
cumplimiento del deber legal de
presentar sus estados financieros en las
fechas que estipula la ley
perfecto el señor alexander jiménez nos
dice lamitadmas1 como quórum decisorio
por ejemplo en el caso de cuatro socios
donde dos de los cuatro reuniones de 85%
de todas las acciones eran solo los
otros dos tienen el 15 restante ante la
ausencia de los dos que tienen tan sólo
el 15%
nosotros mayoritarios tienen peso ante
toma de decisiones formales estoy en
realmente sí señora es así claro claro
este lo que pasa es que tenemos que
tener en cuenta algo por ejemplo de
repente para recrear un poco esto vamos
a hablar de un tema puntual una sociedad
de responsabilidad limitada hay un socio
que tiene el 98 por ciento y hay un
socio de 7 el 2%
si entonces en la respuesta que te di es
diseño de repente después pudiera pensar
bueno en este caso es el único socio va
a poder deliberar y decidir porque él
tiene el 98 por ciento
aquí en esto sí tendría que decir que no
porque en la sociedad de responsabilidad
limitada hay un elemento adicional y en
la pluralidad o sea que en el ejemplo
que estoy colocando de que hay un socio
como el 98 de los otros puntos siempre
van a tener que reunirse los dos o sea
siempre va a haber unanimidad porque
ellos dos son los que forman pluralidad
porque el otro aunque tenga el 98 no
estaría sería uno solo que no habría
pluralidad y la ley habla de dos en el
caso que tú me comentas cómo hay cuatro
socios dos representan el 15 y los otros
representan el 85 entonces aquellos dos
si lo van a poder hacer porque hay
pluralidad y demás
perfecto continuamos con la pregunta
racional lógica marco dice se pueden
repartir utilidades sin que la asamblea
se haya realizado por causa de la
pandemia situación excepcional se puede
entregar anticipos de las utilidades y
que la asamblea se haya realizado bueno
igual
o sea es complejo porque quien puede
aprobar la distribución o no de las
utilidades es la misma asamblea entonces
si yo apruebo que haya un anticipo quién
hace esa aprobación en la asamblea
entonces si se está reuniendo la
asamblea ya lo que puede pasar es que la
asamblea decida no hacer la distribución
o hacer una distribución anticipada
porque ellos tienen unos estados
financieros que dan cuenta que hay unas
utilidades y entonces ellos pueden decir
bueno mira va para ayudar a cada socio
vamos a repartirles 100 pesos de las
utilidades que tenían como un anticipo y
eso sí lo puede hacer pero lo hace la
asamblea otra cosa es que la asamblea no
se reúna porque no tenga todavía
sujetado financieros
este grito entonces allí ellos tendrían
que hacerlo es válido pero como les digo
es muy posible que si la supersociedades
bien los visita o le pide o lo requiere
le pueda imponer una sanción porque se
supone que obligación de las sociedades
tener sus estados financieros en tiempo
si un accionista compra a otro
accionista acciones por ejemplo en marzo
el comprador puede participar en esas
acciones en la asamblea correspondiente
al año 2019
no si las compras tienen que mirar
la condición de accionista no puede ser
retroactiva eso tiene que ir es hacia
adelante y él tiene su calidad es a
partir del momento en que se hace
efectiva esa compra yo les comentaba que
la venta o la compra queda realmente
finiquitada es a partir del momento en
que se hace el registro de esta venta en
el libro de accionistas esto es que
existe ese registro se hace
ahora en el 2020 ejemplo el 10 de agosto
del 2020 él no pudiera participar en las
utilidades del 2019 salvo que en esa
venta recordemos que la venta de
acciones es un contrato privado y allí
podemos disponer de cosas si el
accionista que vendió dice que le va a
dar parte de sus utilidades
correspondiente al año 2019 eso lo
pueden hacer pero siempre y cuando lo
parte pero por ley no por ley él
empezaría y tendría derechos a partir
del momento en que se hace su registro
de esa venta de acciones en el libro
nos quedan bastantes preguntas para ser
angelina nos dice las actas se pueden
enumerar por año por ejemplo 001 de 2020
001 2021
sí claro la numeración es algo que es a
voluntad de los de los socios es más
usted pudieran ni siquiera con numerar
las si no pueden colocar las letras pero
digamos que con con letras las letras
tienen un número finito o sea si
terminan en la celda pero ustedes
pudieran porque esto hace parte y no
habría porque no hay norma que le diga
lo contrario pero en este caso puntual
que me estás preguntando es si en el
2020 tú comienzas en enero con el hasta
1 y terminas con el alta 30 entonces el
2021
puedes seguir o con el arte número 31 o
puedes volver a seguir nuevamente con un
arte número 1 pero del 2021
eso es opcional de la sociedad
el señor y el villa españa nos dice por
favor aclarar sobre el orden del día en
las reuniones extraordinarias sobre que
únicamente debe tratarse de lo
estipulado en el orden del día y no debe
aprobarse
qué pasa normalmente en una reunión
extraordinaria como precisamente esa es
su razón de ser o sea se produce en
virtud a una situación particular que
están tratando entonces la ley lo que me
dice es que en esta convocatoria a la
reunión extraordinaria yo debo colocar
el orden del día y sólo me debo seguir a
tratar ese orden del día qué sucede si
una vez tratado ese orden del día ya en
la reunión la mayoría absoluta considera
necesario agregar otros puntos al orden
del día y esto es válido siempre y
cuando la mayoría absoluta así lo
disponga y sea por la mayoría presente
alguien la razón no es aprobado por la
mayoría entonces no lo podrán tratar
esto continuamos con la otra pregunta la
señora alexandra como es la presentación
de los libros de actas por primera vez
ante cámara de comercio para empresas as
jóvenes en el medio ahora en pandemia
hay virtualidad para ello o como es el
trámite
bueno que es de ustedes hay cosas que si
son virtuales pero que siempre va a
tener un componente físico hay una
realidad y es que los libros los libros
son físicos entonces podemos hacer todo
el proceso virtual virtual ustedes
pueden comprar los libros a nosotros
recordemos que en el registro de libros
hay dos cosas necesitamos algo material
que son los libros esos libros
y nos lleva el usuario del comerciante a
la cámara y nosotros tenemos el servicio
se los podemos suministrar si ustedes lo
llevan piense usted es que aquí la
virtualidad se rompe porque
necesariamente se necesita que ustedes
lleven ese libro a un punto para que lo
registremos porque van a virtualmente no
pudiéramos un libro que ustedes tienen
que lo compraron en una librería llevar
ahora lo otro es que ustedes pudieran
comprar el libro nuestro todo este
proceso lo hacen de manera virtual y
nosotros a través de
de mandados le podemos mandar ese libro
allá ese es un proceso que lo podemos
hacer o ustedes pueden ir a un punto
empresario que ya tenemos disponibles
atendiendo público y pueden hacer ese
plan que haya y con todos los protocolos
de seguridad de valor por aquí es bueno
pero esto ya digamos que es un tema
mucho más especializado en la ley da la
opción de libros electrónicos pero
todavía falta una regulación frente a
libros electrónicos y por lo menos
cámara de comercio- rank y allá a la
fecha no hemos hecho en ningún registro
del libro electrónico
bill maris tenemos una participante de
hacer otro nos ha levantado la mano a la
señora luz marina aguilar quiero abrir
el micrófono para escuchar qué inquietud
tienen
señora los marinas ya puede habilitarse
micrófono le podemos escuchar
bueno en la zona lumbar ya no eres
micrófono tenemos muchísimas preguntas
que aún no hemos podido no vamos a
terminar de darles respuesta me gustaría
saber qué correo electrónico podemos
compartir en el chat para que nos
escriban y dar respuesta a todas estas
inquietudes doctor y maris
claro pueden escribir al siguiente
correo que es mi correo electrónico 10 p
polo
cámara vea punto o hereje punto 0
ahí lo pueden visualizar
con mucho gusto o al correo a ramos
cámara ve a un punto o hereje punto cero
cualquiera de esos dos correos
con mucho gusto nos escribe y con mucho
gusto respondemos sus inquietudes
perfecto vamos a responder dos preguntas
estamos escuchando
así esté muy buenas tardes
represento a la asociación de pescadores
artesanales del atlántico
específicamente de la banda oriental del
departamento me preguntaba orientada es
como desconocemos muchos cómo es el
proceso para realizar esta clase de
reuniones este virtuales no sé por eso
pregunto cuál es la herramienta con la
que nosotros contamos quién nos oriente
neto como porque a mí si me urge reunir
a mis asociados y no lo hemos podido
hacer presencialmente si me gustaría
hacerlo como de esta manera como que nos
están dando
no sé cómo hacerlo
y marina buenas tardes gracias si la
marina o sea digamos que nosotros
estamos diciéndoles la posibilidad de
hacerlo de manera virtual ustedes son
los que tienen que buscar el consenso y
mirar cuál de las diferentes
herramientas que existen ustedes lo
pueden hacer porque ustedes lo pueden
hacer haciendo una llamada conjunta a
través de sus whatsapp lo pueden hacer a
través de herramientas como el son
qué sé yo hay tantas hay tantas ahora
entonces mirar cuál de pase y a través
del facebook ustedes se pueden contactar
se unen y ahí pueden reunirse y tomar
decisiones
entonces digamos que la manera como
ustedes lo hagan ustedes son los que
definen
ustedes pueden tener un grupo de
whatsapp y en ese grupo de whatsapp
ustedes van tomando sus propias
decisiones oa través de facebook vienen
y abren huele el grupo y se reúnen oa
través del zoom
ustedes son los que toman ya la decisión
lo que sí es importante señora nun
marina es que ustedes le den aviso a
todas los miembros diciéndole miren el
día tal a tal hora a través de tal
herramienta tecnológica nos vamos a
reunir por favor de ese presente y dejar
estipulado todos los mecanismos y
firewall suficiente entonces nos
volveremos a reunir de este mismo medio
el día tal a tal hora y ahí vamos a
poder definir deliberar y decidir
pero digamos que en principio ustedes
pueden reunirse o lo otro es que si
definitivamente no hay ninguna opción
tecnológica que a ustedes les ayude
entonces lo pueden hacer es
en donde la administración viene y le
manda los puntos que quieren tratar
miren vea nosotros consideramos que es
necesario cambiar la junta directiva
estoy hablando locura pero digamos que a
manera de ejemplo estoy cambiando en la
junta directiva entonces y estamos
proponiendo estas personas ustedes están
de acuerdo entonces eso se lo puede
mandar a su whatsapp solo puede mandar
al correo y de ellos le responden si
están de acuerdo si no están de acuerdo
o se hacen una nueva contrapropuesta
digamos que los mecanismos
a reunirse o de cómo van a reunirse
ustedes lo determinan dependiendo cuál
de todos
que es el mejor o leer más fácil es más
accesible
y tenemos esta herramienta como por
ejemplo zoom que cuando son versiones
free plataformas free tienen una
duración hasta de 40 minutos y permiten
varios miembros para poder participar
entonces podría probar por este por esta
plataforma
así es un ángulo que le está diciendo
herramientas como su web final jam
google mit hay diferentes plataformas
que le pueden facilitar en su reunión no
presencial tengo la última pregunta
porque desafortunadamente ya no contamos
con tiempo para dar respuesta
precisamente hemos compartido los dos
correos de la doctora vilma y el doctor
alberto para que podamos escribirles la
respuesta a todas estas inquietudes el
señor josé picón nos dice
debe establecerse un reglamento especial
para la realización de estas asambleas
no presenciales
respecto a su manejo uso de la palabra y
demás o llevar a cabo simplemente con el
liderazgo del representante la reunión
la reunión se puede grabar
mi querido doctor pico me encanta
saludarlo son los vecinos qué bueno qué
bueno que estés allí no sé si
efectivamente cuando nosotros
programamos el reunirnos tenemos que
tener disponibles por el mismo orden de
la reunión los mecanismos cómo va a ser
quién va a ser el moderador cómo va a
ser la intervención si lo estamos
haciendo a través de su por qué se lo
estamos haciendo a través de cualquier
medio escrito pues no es necesario pero
si lo estamos utilizando cualquiera de
estas plataformas entonces allí vamos a
actuar de la misma manera como si
estuviéramos presencial va a haber un
moderador va a haber alguien que haya un
reglamento de la reunión en donde diga
bueno mire no se pueden intervenir tres
veces sobre el mismo tema o no puede una
persona llegar y comenzar a contar la
historia de su vida todo tiene que ser
puntual tiene cinco minutos para la
intervención
todo lo que tiene que ver para que la
reunión sea efectiva se debe estipular
en ese reglamento de reunión que allí se
debe aprobar
pero muchísimas gracias a la doctora
green maris polo por todos sus
conocimientos que nos ha acompañado
durante toda esta tarde toda la
información tan importante esta
presentación la estaremos enviando a sus
correos electrónicos probablemente ya
mañana ya pueda tenerlas
listas en mi correo para compartirlas y
el vídeo a partir del día martes también
pueden tenerlo disponible en nuestra
página web muchísimas gracias a todos
los empresarios a todos los
participantes que nos acompañaron en
este espacio virtual que la cámara de
comercio de barranquilla disponer para
todos ustedes que tengan una feliz tarde
muchísimas gracias a entrar el maíz
bueno con mucho gusto entonces bien
hasta luego.
